Desde
tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser
utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o
nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a
los periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y
el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento
de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la
existencia de los inventarios.
Como
es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de
bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de
inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la
empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de la situación económica
de la misma.
El
inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es
decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y
coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la
demanda.
Algunas
personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas
responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma
de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en
compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se
muestra por el lado de los activos en el Balance General.
Los
inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos
cantidades mejor (la conclusión correcta por razones equivocadas y una
forma extraña de tratar un verdadero activo). Los que ven los
inventarios como materiales de producción tienen una miopía similar; por
lo general creen que mientras mas mejor.
INVENTARIO
El
inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la
empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la
fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo económico
determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es
uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En
el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas
grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del
costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el
costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Los
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de
bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias
primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta,
los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de
servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La
contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario
es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo
mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados
costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado
de resultados.
Las
empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes
operaciones, necesitaran de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles
Para
una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la
mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado
periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera
de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos
terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y
los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la
producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a
largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán
así clasificados.
Objetivos
Proveer
o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa,
colocándolos a disposición en el momento indicado para así evitar
aumentos de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de
inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS
Para
poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener
bien claro lo que son los inventarios. El inventario es por lo general,
el activo mayor en los balances de una empresa; así también los gastos
por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente
los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas empresas
dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan
de una constante información resumida y analizadas sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las
cuentas podemos mencionar las siguientes:
Inventario (inicial): El
Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías
en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando
el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el
periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o
primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta,
los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de
servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La
contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario
es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo
mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados
costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado
de resultados.
Las
empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes
operaciones, necesitaran de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles
Para
una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la
mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado
periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera
de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos
terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y
los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la
producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a
largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán
así clasificados.
Objetivos
Proveer
o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa,
colocándolos a disposición en el momento indicado para así evitar
aumentos de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de
inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS
Para
poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener
bien claro lo que son los inventarios. El inventario es por lo general,
el activo mayor en los balances de una empresa; así también los gastos
por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente
los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas empresas
dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan
de una constante información resumida y analizadas sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las
cuentas podemos mencionar las siguientes:
Inventario (inicial): El
Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías
en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando
el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el
periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o
primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta,
los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de
servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La
contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario
es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo
mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados
costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado
de resultados.
Las
empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes
operaciones, necesitaran de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles
Para
una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la
mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado
periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera
de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos
terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y
los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la
producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a
largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán
así clasificados.
Objetivos
Proveer
o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa,
colocándolos a disposición en el momento indicado para así evitar
aumentos de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de
inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS
Para
poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener
bien claro lo que son los inventarios. El inventario es por lo general,
el activo mayor en los balances de una empresa; así también los gastos
por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente
los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas empresas
dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan
de una constante información resumida y analizadas sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las
cuentas podemos mencionar las siguientes:
Inventario (inicial): El
Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías
en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando
el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el
periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o
bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
Compras: En
la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el
periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y
que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se
incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios,
Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra
en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y
Pérdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra: Devoluciones
en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar
toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no
se abonará a la cuenta compras.
Gastos de compras: Los
gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la
cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y
no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.
Devoluciones en ventas: La cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
Mercancías en tránsito: En
algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en
el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o
adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la
empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra
circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta:
Mercancías en Tránsito.
Mercancías en consignación: Por
otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no
es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido
adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene
ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la
obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
Inventario (final): El
Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar del periodo contable y
corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el
inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las
Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
El
control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de
un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los
inventarios siguiendo el proceso de compras.
Ahora
bien los inventarios tienen como funciones el añadir una flexibilidad
de operación que de otra manera no existiría. En lo que es fabricación,
los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a
menos que cada parte individual se lleve de maquina en maquina y que
estas se preparen para producir una sola parte. Es por eso que los
inventarios tienen como funciones la eliminación de irregularidades en
la oferta, la compra o producción en lotes o tandas, permitir a la
organización manejar materiales perecederos y el almacenamiento de mano
de obra.
Es
la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y
evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de
inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos
los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable,
pudiendo establecer su situación financiera y las medidas necesarias
para mejorar o mantener dicha situación.
Finalidad de la Administración de Inventarios
La
administración de inventario implica la determinación de la cantidad de
inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los
pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores
importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la
administración de inventario:
1. Minimización de la inversión en inventarios: El
inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir
sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las
empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los
clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que
puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los
programas de producción. La empresa procura minimizar el inventario
porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón
invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital
a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las
cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de
financiamiento del inventario será de $100.000 al año y la empresa
tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del
inventario.
2. Afrontando la demanda: Si
la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar
las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa
almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no
incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la
perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso
tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear
con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de
inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan
no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario
que se requiere.
Importancia: La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
El
inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega
pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las
cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga
que esperar hasta que termine el proceso de producción.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del
cliente
sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no
una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El
inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de
continuidad en el proceso de producción. Además de ser una protección
contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima.
Si
la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias
primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente
al precio mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como
consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena
destreza de inventario.
La
administración de inventario es primordial dentro de un proceso de
producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a
garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener
un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto
de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción
de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el
objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado
dentro de la política de la administración de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda.
6. Recurrir a la informática.
Algunas
empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener
algún tipo de inventario porque:
1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.
2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.
Además
de que los inventarios excesivos son costosos también son los
inventarios insuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los
competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y
de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario
requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras,
producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.
La
meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios
necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible.
En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel
optimo de inventario son, los costos
que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podrían minimizar estos costos.
Características y Análisis del Inventario: Es
necesario realizar un análisis de las partidas que componen el
inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran
en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su
mayoría son:
· Materia Prima
· Productos en proceso
· Productos terminados
· Suministros, repuestos
En
caso de materia prima: esta es importada o nacional; si es local
existen problemas de abastecimiento; si es importada el tiempo de
aprovisionamiento; la obsolescencia de los inventarios; tanto por nueva
tecnología como por desgaste tiempo de rotación; tienen seguro contra
incontinencias; deberá realizarse la inspección visual de dicha
mercadería; se debe saber la forma de contabilización de los
inventarios, correcta valorización de la moneda empleada para su
contabilización.
Se
debe conocer la política de administración de los inventarios: con
quienes se abastecen; que tan seguro es, preocupación por tener bajos
precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia
prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación
de los inventarios fijada o determinada; áreas involucradas en la
administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing,
Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se realiza el control de los
inventarios en forma manual o computarizada; tecnología empleada;
naturaleza y liquidez de los inventarios; características y naturaleza
del producto; características del mercado; canales de distribución;
analizar la evolución y la tendencia.
